SERMUS STORE LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. GİRİŞ VE POLİTİKA'NIN HAZIRLANMA AMACI VE KAPSAMI

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlenmesi aşamasında özel hayatın gizliliği ilkesini muhafaza etmek ve temel hak ve özgürlüklerin zarar görmemesi adına geliştirilmiş hukuki bir koruma aygıtıdır.

6698 Sayılı Kanunun ("KVKK" ya da "Kanun") 16 ncı maddesi gereğince Veri Sorumluları Siciline kayıt olmakla yükümlü olan veri sorumlularının, kişisel veri işleme envanterine uygun olarak kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğü vardır.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, 6698 sayılı Kanun ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Sermus Store Ltd. Şti. ("Şirket") tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır. Bu politika, 28 Ekim 2017 tarihli Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") uyarınca hazırlanmıştır.

2. TANIMLAR

• Kanun/KVKK: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her tür bilgi.
• İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
• Kayıt Ortamı: Kişisel verilerin bulunduğu, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen her türlü ortam.

3. GENEL BİLGİLENDİRME VE TEMEL İLKELER

1. Kanun'un 5 ve 6 ncı maddelerinde yer alan işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler veri sorumlusu sıfatıyla Sermus Store Ltd. Şti. tarafından re'sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
2. İlgili kişinin talepleri en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılır.
3. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde Kanunun genel ilkelerine ve teknik/idari tedbirlere uygun hareket edilir.

4. KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Sermus Store Ltd. Şti. tarafından KVKK hükümleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

A. Elektronik Ortamlar: Sunucular (e-posta, veritabanı vb.), Muhasebe yazılımları, Kişisel bilgisayarlar, Mobil cihazlar, Çıkartılabilir bellekler. B. Elektronik Olmayan Ortamlar: Kağıt, manuel veri kayıt sistemleri.

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veriler; ticari faaliyetlerin sürdürülmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, sözleşmelerin ifası ve Şirketin meşru menfaatleri gibi amaçlarla saklanmaktadır.

Aşağıdaki hallerde veriler SİLİNİR, YOK EDİLİR veya ANONİM HALE GETİRİLİR:

1. İşlenmesini gerektiren şartların veya amacın ortadan kalkması.
2. İlgili kişinin açık rızasını geri alması.
3. Saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması.

6. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ve hukuka aykırı erişimin önlenmesi için Şirketimiz tarafından alınan tedbirler:

1. Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
2. Çalışanlar için veri güvenliği eğitimleri ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
3. Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
4. Güvenlik duvarları ve güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
5. Özel nitelikli kişisel veriler için ekstra güvenlik önlemleri (şifreleme vb.) uygulanmaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ

Sermus Store Ltd. Şti., kişisel verilerin imhası sürecinde aşağıdaki yöntemleri kullanır:

1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir. Kağıt ortamındaki veriler "karartma" yöntemiyle silinir. Elektronik ortamdaki veriler işletim sistemi silme komutları veya erişim haklarının kaldırılması ile silinir.

2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez hale getirilmesidir. Kağıt ortamındakiler kırpma makineleri ile küçük parçalara bölünür. Optik/manyetik medya fiziksel olarak yok edilir (yakma, eritme veya toz haline getirme).

3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Verilerin kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Şirketimiz halihazırda anonimleştirme yöntemini kullanmamaktadır; kullanılması halinde bu politika güncellenecektir.

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmelik uyarınca periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Sermus Store Ltd. Şti. tarafından her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

İşbu politika elektronik ortamda saklanır ve Şirket internet sitesinde yayınlanır. İhtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve güncellenir. Politikada yapılan değişiklikler kayıt altına alınır.